Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge, Rechnungen & Co.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Überblick...

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Herrscht hier Chaos im Büro - oder ist doch alles gut sortiert ?
Herrscht hier Chaos im Büro - oder ist doch alles gut sortiert ?

Sind die Ordner für Kontoauszüge und Rechnungen prall gefüllt oder droht gar das papiergewordene Chaos im Heimbüro ? Dann ist es Zeit, loszulassen und nicht mehr benötigte Unterlagen auszusortieren:

Kontoauszüge, Lieferscheine und Rechnungen, Quittungen, Steuererklärungen – im Laufe der Jahre sammelt sich vieles an. Doch was kann bedenkenlos in den Papierkorb wandern, was sollte abgeheftet bleiben und in welchen Bereichen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten ?

Privat oder geschäftlich – darauf kommt es an !

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen von Personen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, beträgt zehn Jahre. In diese Kategorie fallen grundsätzlich alle Selbständigen und Freiberufler, ebenso Vermieter von Wohneigentum.

Aber auch Privatpersonen mit jährlichen Einkünften von mehr als 500.000 € sollten in den ein oder anderen Aktenordner mehr investieren – für sie besteht eine Aufbewahrungspflicht von immerhin sechs Jahren.

Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen

Grundsätzlich gilt: Rechnungen immer zwei Jahre lang aufbewahren !

Das macht Sinn, denn im Fall von Garantieansprüchen müssen Sie dem Händler gegenüber einen Kaufnachweis erbringen. Gewährt der Händler oder Hersteller Ihnen weitere Garantieleistungen, verlängert sich natürlich die Aufbewahrungsdauer entsprechend.

Bei besonders wertvollen Gegenständen kann es nicht schaden, die Rechnungen sogar noch länger liegen zu lassen. Bei Diebstahl, Beschädigung oder Brand können Sie so gegenüber der Hausrat- bzw. Haftpflichtversicherung den entstandenen Schaden eindeutig belegen.

Tipp: Rechnungen und Belege einscannen und auf einem Speicherstick oder -karte archivieren.

Rechnungen von Handwerksbetrieben

Eine Besonderheit gibt es bei Rechnungen von Handwerkern zu beachten: Als Kunde haben Sie Anspruch auf eine verlängerte gesetzliche Gewährleistungsfrist von fünf Jahren. Es versteht sich also von selbst, daß Quittungen auch dementsprechend lange aufgehoben werden müssen.

Versicherungspolicen

Während der Laufzeit einer Versicherung ist es empfehlenswert, alle Rechnungen und Policen (einschließlich AGBs und Versicherungsbedingungen) ordentlich zu archivieren; darüberhinaus nach Beendigung des Vertragsverhältnisses idealerweise noch weitere drei Jahre.

Kontoauszüge

Kontoauszüge, Umsatzabrechnungen, Quartalsabschlüsse und ähnliches unterliegen einer gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfrist von drei Jahren.

Elektronische Kontoauszüge müssen in einem manipulationsgeschützten Format (z.B. PDF) vorliegen, um vom Finanzamt als Originale anerkannt zu werden (Bildschirmfotos oder Textdateien sind ungeeignet).

Doch Vorsicht, hier lauert eine Falle: Stellt eine Bank nämlich Dokumente ausschließlich auf elektronischem Weg zur Verfügung (z.B. über ein elektronisches Postfach), gilt der papierene Ausdruck lediglich als Kopie. Aufzubewahren ist in diesem Fall also stets die Datei.

Stichwort Datenschutz

Während Rechnungen für gewöhnlich nicht viel Privates hergeben, können Kontoauszüge, alte Steuerbescheide oder Urkunden in den falschen Händen ziemlichen Schaden anrichten.

Schon allein zum Schutz Ihrer Privatsphäre sollten Sie deshalb sämtliche für die Altpapiertonne bestimmten Unterlagen erst einmal dem Reißwolf zum Fressen geben.

Die DIN-Norm 66399 teilt die Datensicherheit von Aktenvernichtern in fünf sogenannte „Sicherheitsstufen“ ein, wobei im privaten Bereich die Stufen 1 bis 3 ausreichend sind.

Firmen sollten jedoch mindestens die Stufe 3 wählen, insbesondere wenn persönliche Daten Dritter tangiert werden (z.B. Rechnungen mit Kundenadressen oder Bankverbindungen).


Stand der Informationen: Januar 2018
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